Automatiseer het overtypen.
Een formulier komt binnen. Iemand kopieert de gegevens naar een systeem, stuurt een mail en zet een taak klaar. Dat gebeurt morgen weer. En overmorgen ook.
We automatiseren zulke stappen tussen jullie bestaande systemen. En waar cijfers nu met de hand worden verzameld, bouwen we een dashboard dat ze voor je ophaalt.
- Voor wie
- Teams die dezelfde gegevens in meerdere systemen bijhouden
- Je krijgt
- Werkende koppeling of dashboard, tests, documentatie, overdracht
- Werkwijze
- Eén afgebakend proces tegelijk
- Prijs
- Op maat: vaste scope en prijs in een voorstel na de kennismaking
Wat een opdracht omvat.
We beginnen met één proces. Wat buiten de afspraak valt, bespreken we vóór je akkoord geeft.
Inbegrepen
- Eén duidelijk omschreven proces of dashboard, met de systemen die daarvoor nodig zijn
- Inrichting van de workflow, inclusief afgesproken uitzonderingen en foutmeldingen
- Tests met normale en afwijkende voorbeelden
- Documentatie, een reviewronde en een overdracht
- Herstel van gebreken binnen de afgesproken scope, in een vooraf afgesproken periode
Apart afspreken
- Grotere migraties
- Complexe rechtenstructuren
- Systemen zonder bruikbare koppeling
- Softwarelicenties en productiegebruik
Automatisch waar het kan. Controle waar het nodig is.
Een ontbrekend veld, dubbel verzoek of niet-beschikbaar systeem mag niet ongemerkt verkeerd werk veroorzaken. Daarom spreken we af wat de workflow doet bij uitzonderingen en wie de melding krijgt.
- 1 · Invoer
- Bron
- Aanvraagformulier
- Bedrijf
- Bouwbedrijf Esch
- Dienst
- Onderhoudscontract
- KvK-nummer
- ontbreekt
- 2 · Bewerking
- Verplichte velden gecontroleerd
- KvK-nummer ontbreekt: geen klantrecord aangemaakt
- Aanvraag apart gezet in plaats van half verwerkt
- 3 · Uitkomst
MeldingNaar de proceseigenaar: aanvraag aanvullenDaarnaNa aanvulling loopt de workflow verder vanaf stap 1
Wacht op aanvulling door een collega
Dashboards zonder plakwerk.
Een dashboard is zo goed als de afspraken erachter. Daarom leggen we per cijfer vast waar het vandaan komt en wat het betekent.
- 1 · Invoer
- CRM
- Open aanvragen
- Planning
- Ingeplande uren
- Boekhouding
- Openstaande facturen
- 2 · Bewerking
- Gegevens op vaste momenten opgehaald
- Gecontroleerd op ontbrekende of dubbele regels
- Berekend met vooraf afgesproken definities
- 3 · Uitkomst
DashboardEén overzicht per week, per teamSignaalMelding als een waarde buiten de afgesproken grens valt
Het team bespreekt afwijkingen, niet het plakwerk
Na oplevering kies je zelf het beheer.
Je ontvangt de afgesproken bestanden en uitleg. Met eigen beheer kun je zelfstandig verder. Wil je dat we betrokken blijven? Dan leggen we vooraf vast wat we controleren, hoe vaak en hoeveel tijd daarbij hoort.
- Beoordeling van foutmeldingen op afgesproken werkdagen.
- Een korte statusupdate.
- Kleine aanpassingen binnen de afgesproken tijd; extra werk na akkoord.
Licenties en verbruik zijn apart. Zonder aparte afspraak is er geen permanente bewaking of gegarandeerde hersteltijd.
Vragen over automatiseren
Moeten we nieuwe software kopen?
Niet per se. We controleren eerst wat jullie al hebben. Extra kosten worden vooraf besproken.
Kunnen jullie ons hele bedrijf automatiseren?
We beginnen met één proces. Een volgende stap volgt pas als de eerste oplossing goed werkt en er een duidelijke reden is om verder te bouwen.
Wat gebeurt er als we iets anders willen?
Nieuwe wensen krijgen een eigen scope en prijs. Zo blijft duidelijk wat je krijgt en wanneer.
Welk proces blijft steeds terugkomen?
Laat zien hoe het nu gaat. Dan bekijken we of een automatisering of dashboard de juiste stap is.